Aprobar y administrar tu empresa
Eres el administrador de tu empresa. Apruebas las órdenes —el momento en que el dinero se descuenta de verdad— y gestionas usuarios, familias, centros de costo, sucursales y productos.
Antes de empezar
| Puedes | No puedes |
|---|---|
| Aprobar, revisar, retroceder y cancelar órdenes de tu empresa | Eliminar órdenes (eso es solo del administrador) |
| Editar los productos de una orden antes de aprobarla | Tocar una orden que ya está APROBADO |
| Comprar (tu orden se aprueba sola) | Crear usuarios administradores o vendedores |
| Gestionar usuarios, familias, centros de costo, sucursales y productos | Entrar a Clientes, Proveedores ni Vendedores |
No verás el selector de empresa
En los formularios de administración no aparece el campo “Empresa”: todo lo que creas queda automáticamente en la tuya. Es lo esperado, no un error.
Revisa qué espera aprobación
Dashboard
Dos números importan: “Por aprobar” (órdenes ya revisadas esperándote) y el panel de presupuestos por agotarse. Mira el segundo antes de tocar el primero.
Abre una orden revisada
Menú “Órdenes”
Antes de aprobar puedes editar los productos: cambiar cantidades o quitar líneas. Es tu última oportunidad; después de aprobar, ya no.
Aprueba
Botón “Cambiar estado” → Aprobado
Aprobar es el momento en que se gasta el dinero
Hasta aquí el presupuesto estaba solo reservado. Al aprobar se descuenta de verdad del saldo del mes y se notifica a los proveedores.
Cuando no alcanza el presupuesto
Sobregiro con confirmación
Si el saldo no da, la aprobación se detiene y aparece un aviso concreto, del tipo:
“El presupuesto de la familia «Papelería» no alcanza: disponible $120.00, requerido $340.00.”
El aviso trae un botón “Aprobar excediendo”. Si lo pulsas, la orden se aprueba igualmente y el saldo de esa familia queda en negativo. Es una decisión consciente y queda registrada a tu nombre.
El sobregiro se comprueba en el servidor
Solo administradores, aprobadores y vendedores pueden forzarlo. No es una casilla que se pueda saltar desde el navegador.
Sigue el despacho
Sección “Seguimiento por proveedor”
Una vez aprobada, la orden se parte por proveedor y aparece esta sección. Cada proveedor avanza su parte por su cuenta; tú solo miras, y si hace falta reenvías el correo.
Administra tu empresa
Menús Gestión, Catálogo, Operaciones, Reportes y Auditoría
Además de aprobar, mantienes la configuración de tu empresa al día. En Reportes tienes el Reporte ejecutivo —asignado, gastado y disponible, con su PDF— y en Auditoría el Registro de actividad, para ver quién movió qué y cuándo.
Para cambiar cuánto puede gastar un área, entra al centro de costo y abre Presupuestos por mes. Ahí defines el monto de cada familia mes a mes; lo que no se gasta no pasa al mes siguiente.
Tarjetas de presentación
Desde Diseñar Tarjetas gestionas las tarjetas de tu empresa: las tuyas y las de tu gente. Entras directamente al listado, sin pasar por ninguna lista de empresas.
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Nueva Tarjeta | Crea una. Eliges el diseño, el titular y escribes los datos, viendo la vista previa a tamaño real mientras rellenas. |
| Ver tarjeta | Abre la vista previa sin salir del listado. Clic en la tarjeta para ver el reverso. |
| Editar | Cambia cualquier dato, incluidos el diseño y el titular. |
| Descargar PDF | El archivo listo para imprenta, con sangrado y marcas de corte. |
| Solicitar impresión | Pide un tiraje. Indicas cantidad y una nota, confirmas, y le llega por correo al vendedor de tu empresa con el PDF adjunto. |
| Eliminar | Borra la tarjeta de forma permanente. |
El titular es quien la lleva
Al asignar un titular, esa persona ve la tarjeta en su menú Mis tarjetas y puede corregir sus propios datos de contacto, pero no el nombre, el diseño ni el logo. Es opcional: puedes crear tarjetas para gente que no tiene cuenta en FesaStore.
El estado de la impresión lo mueve el vendedor
Tú solicitas y consultas en qué va (solicitada, en imprenta, entregada), pero no cambias el estado: lo hace quien tramita la imprenta, que es quien sabe de verdad dónde está el pedido. Si te equivocaste al pedir, avísale.
El logo y el sitio web salen de la ficha del cliente
En el formulario los ves en un bloque bloqueado, para que sepas de dónde vienen. Si la empresa no tiene logo cargado, el reverso imprime su nombre en tipografía.
Dos cosas que aplican a todos los módulos
| Qué | Cómo funciona |
|---|---|
| Doble clic en una fila | Abre ese registro, en cualquier tabla de administración. Es más rápido que ir al menú de la fila y elegir “Actualizar”. |
| Crear un usuario sin contraseña | Si dejas la contraseña vacía al crear el usuario, se le envía una invitación por correo para que la establezca él mismo. Nadie tiene que inventar ni comunicar contraseñas. |
Los indicadores del panel
Además de los contadores, el panel trae tres bloques para ver cómo va la operación, no solo lo pendiente de hoy:
| Bloque | Qué responde |
|---|---|
| Tendencia de compras | Si se está gastando más o menos que en meses anteriores. |
| Tiempos de ciclo | Cuánto tarda de media una orden en recorrer cada paso. Sirve para ver dónde se atasca el proceso: si el cuello de botella está en revisión o en aprobación. |
| Top proveedores del mes | A quién se le está comprando más. |
El recordatorio diario
Una vez al día te llega un correo con las órdenes que llevan más de 24 horas esperando tu revisión o tu aprobación. No es spam: cada una de esas órdenes tiene presupuesto reservado que nadie puede usar mientras siga parada.
Si no quieres recibirlo, vacía la bandeja
El correo solo sale cuando hay algo parado. Un día sin órdenes atascadas es un día sin recordatorio.
Devolver una orden hacia atrás
Puedes mover una orden a un estado anterior cuando algo se movió por error o hay que rehacerlo. Al hacerlo te pedimos un motivo obligatorio. Dos límites: una orden ya APROBADO solo la tocan el vendedor y el administrador, y reactivar una cancelada es exclusivo del administrador.
Retroceder borra el historial posterior
Si devuelves una orden de REVISADO a PROCESANDO, los pasos que había después desaparecen de la línea de tiempo. Por eso el motivo es obligatorio: se guarda en el estado al que vuelve la orden y queda visible para quien la mire después. Sin él, nadie entendería por qué la orden “retrocedió sola”.
El motivo aparece en la línea de tiempo del detalle y en el diálogo Ver Tracking de la tabla. Avanzar una orden no pide motivo: solo retroceder, reactivar y cancelar.
Cuánto queda de verdad: el comprometido
El saldo de una familia no baja solo cuando la orden se aprueba. En cuanto alguien crea una orden, ese dinero queda comprometido: reservado aunque todavía nadie la haya aprobado.
Lo verás al aprobar y en el centro de costo. Es lo que evita la sorpresa clásica: tres solicitantes piden a la vez contra la misma familia, cada uno ve saldo suficiente, y al aprobarlas descubres que entre las tres se pasaron del presupuesto. Con el comprometido, el saldo ya refleja lo que está en camino.
Si cancelas, el dinero vuelve
Cancelar una orden libera lo que tenía comprometido y el saldo se recupera al instante. No hay que esperar ni pedírselo a nadie.
Manual de FesaStore · Formas Eficientes S.A.
Revisar órdenes
Eres el primer control. Revisas las órdenes de tus centros de costo y decides si siguen adelante o se cancelan. No compras y no ves cifras financieras de la empresa.
Gestionar tus cuentas
Tienes el mismo poder que un aprobador, pero sobre varias empresas: exactamente las que te asignaron. Además eres quien da de alta clientes nuevos.