Pedir un precio sin comprar
Una cotización es una lista de productos con su precio, enviada por correo en PDF. No crea una orden, no pasa por aprobación y no consume presupuesto.
Antes de empezar
| Una cotización | Una orden |
|---|---|
| No consume presupuesto | Reserva y consume presupuesto |
| No tiene estados ni flujo | Pasa por verificación y aprobación |
| No llega al proveedor | Se reparte en despachos por proveedor |
| Se envía en PDF por correo | Se despacha y se entrega |
El módulo se habilita por empresa
Si no ves “Cotizar” en el menú, la empresa no tiene activada la casilla Cotizaciones en su ficha de cliente. Lo activa un administrador o un vendedor desde Clientes.
Entra en modo cotización
Menú “Cotizar”
El catálogo es el mismo, pero el carrito cambia de modo. Al entrar, el carrito se vacía: no se puede mezclar una compra con una cotización. Agrega los productos como en cualquier compra.
Revisa el carrito
Carrito
El resumen dice “Resumen de cotización” y el botón, en vez de “Continuar con el pedido”, dice “Solicitar cotización”. Es la señal de que no estás comprando.
Completa los datos de contacto
Solicitar Cotización
Nombre, correo, compañía, dirección, ciudad y celular. Estos datos son los que saldrán impresos en el PDF. No se pide número de orden de compra ni archivos adjuntos: eso es de una compra, no de una cotización.
Envíala
Botón “Realizar cotización”
Al confirmar, el sistema vuelve a leer los precios de la base de datos (nunca los del navegador), crea la cotización con su número correlativo y envía el PDF por correo al contacto y a Formas Eficientes.
Consultarlas después
Quien la creó puede volver a abrir su cotización desde el enlace de la confirmación. Los roles administrativos (administrador, aprobador y vendedor) tienen además el módulo Cotizaciones, con todas las de su alcance: el vendedor solo las de sus empresas asignadas, el aprobador solo las de la suya.
El menú de cada fila (⋯) ofrece “Ver cotización”, “Descargar PDF” y “Cargar al carrito”.
El ciclo de vida de una cotización
Toda cotización nace ENVIADA y vive 15 días. Desde el detalle, o desde el menú de la fila, los roles administrativos van marcando en qué quedó:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Enviada | Se mandó al cliente y sigue vigente. Es el estado inicial. |
| Aceptada | El cliente dijo que sí. Todavía no hay orden. |
| Rechazada | El cliente dijo que no, o no hubo respuesta. |
| Convertida | Ya se creó la orden a partir de ella. Es un estado final: no se puede volver atrás. |
| Vencida | Pasaron los 15 días sin cerrarla. No es un estado que alguien ponga: se calcula solo a partir de la fecha. |
Vencida no es un estado guardado
Por dentro sigue siendo Enviada; lo que cambió es la fecha. Por eso una cotización vencida se puede marcar igualmente como aceptada o rechazada: la vigencia es un aviso, no un candado.
De cotización a orden
Cuando el cliente acepta, usa “Cargar al carrito”: los productos de la cotización entran en tu carrito y desde ahí completas la compra como cualquier otra orden.
La orden vuelve a validar precio y presupuesto
Cargar al carrito no salta ningún control: los precios se toman del catálogo actual —pueden haber cambiado desde que se cotizó— y el presupuesto del centro de costo se comprueba igual que siempre. La cotización es una oferta, no una reserva de dinero.
Exportar a Excel
El botón “Exportar Cotizaciones” abre tres formatos, según lo que quieras analizar.
| Opción | Una fila por |
|---|---|
| Por Cotizaciones | Cotización, con su total |
| Por Productos | Producto cotizado, con cantidad y precio |
| Por Proveedores | Producto, filtrado al proveedor que elijas |
Manual de FesaStore · Formas Eficientes S.A.
Administrar la plataforma
Acceso total, sin restricción de empresa. Eres el único que puede eliminar órdenes y empresas, gestionar proveedores y vendedores, entrar como otro usuario y deshacer cambios desde la auditoría.
Dar de alta un cliente nuevo
El orden importa. Cada paso depende del anterior: si creas el centro de costo antes que las familias, te aparecerá sin presupuesto que asignar; si creas el usuario antes que el centro de costo, no podrás asignárselo. Sigue la receta de arriba abajo.