Administrar la plataforma
Acceso total, sin restricción de empresa. Eres el único que puede eliminar órdenes y empresas, gestionar proveedores y vendedores, entrar como otro usuario y deshacer cambios desde la auditoría.
Lo que solo tú puedes hacer
| Acción | Por qué solo tú |
|---|---|
| Eliminar una orden | Es irreversible. Los demás roles cancelan, que sí devuelve el presupuesto |
| Eliminar una empresa | Arrastra usuarios, productos y órdenes |
| Gestionar proveedores y sus usuarios | Cruzan varias empresas cliente |
| Crear vendedores y asignarles cuentas | Define quién administra a quién |
| Entrar como otro usuario | Para dar soporte viendo exactamente lo que él ve |
| Restaurar un registro desde el historial | Deshacer el cambio de cualquiera |
Orientarte
Dashboard
El menú lateral agrupa los módulos en seis bloques: Gestión (quién usa la plataforma), Catálogo (qué se vende), Operaciones (contra qué se compra), Contenido (lo que ve la web pública), Reportes y Auditoría. Arriba de todos, Principal (dashboard, órdenes, documentación y tu cuenta) y Tienda (catálogo, cotizar y contacto). El panel te da los KPIs globales y avisa de los presupuestos por agotarse.
Dar de alta un cliente nuevo
Clientes → Usuarios
El orden importa: empresa, familias, centro de costo, presupuestos, productos y por último los usuarios. Está detallado paso a paso en el manual Alta de cliente.
Asignar presupuesto
Centro de costo → “Presupuestos por mes”
El presupuesto vive en el cruce centro de costo × familia × mes. La rejilla tiene las familias en filas y los doce meses del año en columnas. “Plantilla” rellena todos los meses editables con el valor base de la familia; “Copiar anterior” arrastra el mes previo. Termina siempre con “Guardar cambios”.
Tres reglas que suelen confundirse
- No hay arrastre. Lo que sobra en julio no pasa a agosto.
- Los meses pasados no se editan. El sistema los bloquea.
- Un saldo en 0 es válido. Significa agotado, no “sin configurar”.
Para ver en qué se fue el dinero, entra al Reporte del centro de costo: asignado, consumido, restante y porcentaje usado, por familia y por mes, exportable a Excel y PDF.
Mover una orden
Órdenes → “Cambiar estado”
Ves todas las órdenes de todas las empresas y puedes llevarlas a cualquier estado, incluso rectificar una ya aprobada. Desde el detalle también sigues el despacho de cada proveedor.
Cancelar, no eliminar
Cancelar devuelve el presupuesto y deja rastro. Eliminar borra la orden para siempre. Úsalo solo para basura real (pruebas, duplicados).
Exportar a Excel
Cabecera de cada módulo
El botón de exportar está arriba a la derecha, junto a “Agregar Nuevo”. Cada módulo exporta lo que muestra; solo Órdenes y Cotizaciones ofrecen varios formatos.
| Módulo | Botón | Qué sale |
|---|---|---|
| Órdenes | “Exportar Órdenes” | Cuatro formatos: Por Ítems, Por Órdenes, Por Proveedores (eliges cuál) y Seguimiento de Órdenes |
| Cotizaciones | “Exportar Cotizaciones” | Por Cotizaciones, Por Productos o Por Proveedores |
| Panel de productos | “Exportar Productos” | El catálogo, y “Descargar Plantilla” para volver a importarlo |
| Centro de costo | “Exportar Presupuestos” | Presupuesto asignado por familia |
| Usuarios, Clientes, Familias, Proveedores… | “Exportar” | La tabla tal cual la ves |
Cargar usuarios en bloque
Usuarios → “Importar”
Para dar de alta a toda una empresa de golpe. El asistente tiene cuatro pasos: Configurar (empresa y tipo de operación), Revisar, Procesar y Resultado.
| Paso | Qué hacer |
|---|---|
| 1. Empresa | Elige a qué empresa pertenecerán los usuarios importados |
| 2. Tipo de operación | Agregar registros (lo habitual), Eliminar registros o Reemplazar lista completa — esta última borra a los que no estén en el archivo |
| 3. Plantilla | “Descargar plantilla” baja el Excel con las columnas correctas: Nombre, Email, Rol y Centros de Costo |
| 4. Archivo | Arrastra el .xlsx (también acepta .csv y .xls) y pulsa “Procesar” |
Los centros de costo son obligatorios para tres roles
Solicitante, verificador y aprobador necesitan al menos un centro de costo en la columna Centros de Costo (códigos separados por coma). Sin él, la fila se rechaza. El resultado te dice fila por fila qué falló: no se salta nada en silencio.
Entrar como otro usuario
Usuarios → menú de fila → “Acceder como”
Cuando alguien reporta “no me sale el botón” o “no veo mis órdenes”, la forma rápida de comprobarlo es ver la plataforma con sus ojos.
Durante la suplantación, un banner permanente te recuerda de quién es la sesión y cuánto le queda. Para salir, “Volver a mi cuenta”; si no lo haces, caduca sola a las 2 horas.
Todo lo que hagas queda a nombre suyo, y auditado
Cada acción se registra con la marca “suplantado por”, y al iniciar se envía un correo de seguridad. No puedes suplantar a otro administrador, ni a un usuario sin correo verificado.
Deshacer un cambio
Detalle del usuario → “Ver historial”
El botón “Ver historial” del detalle de un usuario abre “Historial de cambios”: cada acción registrada sobre ese registro, con el estado antes y después. En los cambios que se pueden deshacer aparece “Restaurar a este estado”, y hay que confirmar.
La restauración también queda auditada
Restaurar no borra el historial: escribe una entrada nueva. Y no resucita registros eliminados, solo revierte modificaciones.
Investigar qué pasó
Auditoría → “Registro de actividad”
Todas las acciones sensibles de la plataforma: quién, qué, cuándo, desde qué IP y con qué severidad. Filtra por fecha, categoría o severidad, y abre el ojo de la fila para ver el detalle completo del evento, incluido el estado anterior y el nuevo.
Dos cosas que aplican a todos los módulos
| Qué | Cómo funciona |
|---|---|
| Doble clic en una fila | Abre ese registro, en cualquier tabla de administración. Es más rápido que ir al menú de la fila y elegir “Actualizar”. |
| Crear un usuario sin contraseña | Si dejas la contraseña vacía al crear el usuario, se le envía una invitación por correo para que la establezca él mismo. Nadie tiene que inventar ni comunicar contraseñas. |
Los indicadores del panel
Además de los contadores, el panel trae tres bloques para ver cómo va la operación, no solo lo pendiente de hoy:
| Bloque | Qué responde |
|---|---|
| Tendencia de compras | Si se está gastando más o menos que en meses anteriores. |
| Tiempos de ciclo | Cuánto tarda de media una orden en recorrer cada paso. Sirve para ver dónde se atasca el proceso: si el cuello de botella está en revisión o en aprobación. |
| Top proveedores del mes | A quién se le está comprando más. |
Mapa de módulos
Lo que hay en cada bloque del menú, para saber dónde buscar.
Gestión
Catálogo
Operaciones
Contenido
Testimonios y Blog alimentan la web pública. Los testimonios llegan de dos formas: los escribes tú, o invitas a un cliente por correo y él manda el suyo. En ambos casos nada se publica sin aprobación: las opiniones entran pendientes y tú decides si salen.
Reportes y auditoría
El Reporte ejecutivo muestra el consumo de presupuesto por empresa: asignado, gastado y disponible, con su PDF descargable.
El Registro de actividad guarda quién hizo qué y cuándo. En cada entrada, “Qué cambió” compara antes y después campo por campo, en vez de mostrarte un volcado técnico.
Tarjetas de presentación
El módulo sirve para mandar tarjetas a imprenta, no solo para diseñarlas. Solo aparecen las empresas con la opción activada en su ficha.
Cada tarjeta se lleva la marca de su empresa: el logo del reverso y el dominio del pie salen de la ficha del cliente, no se escriben en el formulario. Si la empresa no tiene logo, el reverso imprime su nombre.
| Concepto | Qué es |
|---|---|
| Titular | De quién es la tarjeta. Si le asignas un usuario, esa persona la ve en Mis tarjetas y corrige sus datos de contacto. Es opcional: puedes hacer tarjetas para quien no tiene cuenta. |
| Solicitar impresión | Manda el pedido por correo al vendedor de esa empresa, con la cantidad y el PDF adjunto. Si la empresa no tiene vendedor asignado, llega a los administradores. |
| Estado | Solicitada → En imprenta → Entregada, o Cancelada. Lo mueven el vendedor y el administrador; el aprobador solo consulta. |
El PDF sale listo para imprenta
Tamaño real 8.9 × 5.1 cm, con sangrado y marcas de corte, y el reverso en la segunda página. Un aviso para preprensa: el archivo va en RGB; si tu imprenta exige CMYK, tendrá que convertirlo ella y el color variará algo respecto a la pantalla.
Los externos quedan fuera
Al elegir titular no aparecen usuarios proveedores ni invitados, aunque compartan empresa: una tarjeta de presentación es de alguien de la casa.
Manual de FesaStore · Formas Eficientes S.A.
Comprar como invitado
Es el camino más corto: no necesitas cuenta ni contraseña, solo tu nombre y tu correo. Tu orden se aprueba automáticamente y compra siempre contra el centro de costo de invitados de FESA.
Pedir un precio sin comprar
Una cotización es una lista de productos con su precio, enviada por correo en PDF. No crea una orden, no pasa por aprobación y no consume presupuesto.