Glosario de estados y términos
Qué significa cada estado de una orden, cada estado de un despacho y las palabras que la plataforma usa todo el tiempo. Si algo del sistema no te cuadra, probablemente esté explicado aquí.
Estados de una orden
| Estado | Significa | Quién lo mueve |
|---|---|---|
| PROCESANDO | La orden nació con presupuesto suficiente y espera revisión. | Verificador (a Revisado) o quien pueda cancelarla |
| POR_REVISAR | La orden excede el saldo de alguna familia. Necesita que alguien la mire antes de seguir. | Verificador, aprobador, vendedor o administrador |
| REVISADO | Alguien la revisó y la considera correcta. Aún no gasta presupuesto. | Aprobador, vendedor o administrador |
| APROBADO | Aprobada. Aquí se descuenta el presupuesto y la orden se parte en una orden por proveedor. | Solo administrador o vendedor pueden revertirla |
| CANCELADO | La orden no procede. El presupuesto reservado vuelve a la familia. | La cancelan verificador, aprobador, vendedor o administrador; reactivarla es solo del administrador |
Cancelar no es eliminar
CANCELADO deja rastro: la orden sigue existiendo, con su historial. Eliminar la borra, y eso solo lo puede hacer un administrador.
Estados de un despacho
Cuando una orden se aprueba, cada proveedor recibe la suya y la mueve por estos estados, uno a la vez y sin saltarse pasos.
| Estado | Significa |
|---|---|
| PENDIENTE | El proveedor todavía no ha confirmado que tiene el pedido. |
| RECIBIDO | El proveedor ya lo tiene y lo está preparando. |
| DESPACHADO | La mercancía salió hacia el cliente. |
| ENTREGADO | Entregada. Aquí se sube el comprobante. |
Términos
| Término | Qué es |
|---|---|
| Empresa (cliente) | La compañía que compra. Todo cuelga de ella: sus familias, sus centros de costo, sus usuarios y sus productos. |
| Centro de costo | El departamento o área que paga. Un usuario solo puede comprar contra los centros de costo a los que lo asignaron. |
| Familia | La categoría de producto (Papelería, Limpieza, Tecnología…). El presupuesto no es de la empresa ni del centro de costo a secas: es de la pareja centro de costo + familia. |
| Presupuesto | Lo asignado a esa pareja para el mes en curso. |
| Saldo disponible | Lo que queda por gastar. Un saldo de 0 significa agotado, no “sin presupuesto”: esa familia no se puede comprar hasta el mes siguiente. |
| Sin arrastre | Lo que no gastas este mes no se suma al siguiente. Cada mes arranca con su propio monto. |
| Sucursal | La sede física a la que se entrega. |
| Proveedor | Quien surte el producto. Una orden con productos de tres proveedores se parte en tres despachos. |
| Orden de compra (Nº) | Tu referencia interna, opcional. No la genera el sistema: la escribes tú en el checkout si tu empresa la usa. |
| Prefijo de orden | Las letras del código de cada orden (AUR-00001). Se define al crear el cliente y no se puede cambiar. |
| Manual de FesaStore · Formas Eficientes S.A. |
Dar de alta un cliente nuevo
El orden importa. Cada paso depende del anterior: si creas el centro de costo antes que las familias, te aparecerá sin presupuesto que asignar; si creas el usuario antes que el centro de costo, no podrás asignárselo. Sigue la receta de arriba abajo.
Problemas frecuentes
Lo que más nos preguntan, con la causa real detrás. Casi siempre no es un fallo: es una regla de negocio haciendo su trabajo.